Przechowywanie faktur i innych dokumentów sprzedażowych to kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niewiedza w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Zrozumienie obowiązujących terminów i zasad jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawowe terminy przechowywania dokumentacji podatkowej
Polskie prawo określa konkretne okresy, przez które należy przechowywać dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Podstawowym dokumentem regulującym te kwestie jest ordynacja podatkowa. Zgodnie z jej przepisami, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że faktura wystawiona w 2023 roku, z terminem płatności np. 30 dni, będzie musiała być przechowywana do końca 2028 roku.
Specyficzne okresy przechowywania dla różnych typów dokumentów
Chociaż ogólna zasada mówi o pięciu latach, istnieją pewne wyjątki i dokumenty, których okres przechowywania jest dłuższy. Dotyczy to między innymi:
- Dokumentów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: Te dokumenty, w tym faktury zakupu, dokumenty leasingowe czy amortyzacyjne, powinny być przechowywane aż do momentu, gdy minie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło ich zrównanie z wartością początkową. W praktyce oznacza to, że mogą być one przechowywane znacznie dłużej niż standardowe 5 lat, często przez cały okres użytkowania danego środka trwałego, a nawet dłużej.
- Dokumentów związanych z transakcjami międzynarodowymi: Faktury i inne dokumenty dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych czy eksportu mogą podlegać innym regulacjom, choć w Polsce najczęściej obowiązuje również pięcioletni termin. Warto jednak zawsze upewnić się co do specyficznych wymogów, zwłaszcza jeśli prowadzimy interesy z kontrahentami z krajów spoza Unii Europejskiej.
- Dokumentów księgowych związanych z roszczeniami cywilnoprawnymi: Jeśli istnieje potencjalne ryzyko roszczeń cywilnoprawnych związanych z daną transakcją, okres przechowywania dokumentów może być wydłużony. Zgodnie z kodeksem cywilnym, terminy przedawnienia roszczeń wynoszą zazwyczaj 3 lata, ale w niektórych przypadkach mogą być dłuższe. Dlatego dla pewności, warto rozważyć przechowywanie takich dokumentów przez dłuższy okres.
Jak liczyć termin przechowywania dokumentów?
Kluczowe jest prawidłowe zrozumienie, od kiedy liczymy wskazany okres. Jak wspomniano, termin 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, faktura z 15 maja 2023 roku z terminem płatności 30 dni (czyli do 14 czerwca 2023 roku) musi być przechowywana do 31 grudnia 2028 roku (5 lat od końca roku 2023). Jeśli termin płatności przypadał na 31 grudnia 2023 roku, to okres przechowywania kończy się 31 grudnia 2028 roku.
Formaty przechowywania dokumentów: papier czy cyfrowy?
Współczesne przepisy dopuszczają przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Kluczowe jest jednak zapewnienie trwałości, czytelności i autentyczności dokumentów przez cały wymagany okres.
- Przechowywanie w formie papierowej: Wymaga odpowiedniego zabezpieczenia przed zniszczeniem, zagubieniem czy dostępem osób nieupoważnionych. Dokumenty powinny być archiwizowane w sposób uporządkowany, umożliwiający łatwe odnalezienie konkretnej faktury czy rachunku.
- Przechowywanie w formie elektronicznej: Wymaga stosowania rozwiązań gwarantujących integralność danych, ich autentyczność oraz dostępność. Ważne jest, aby format elektroniczny był czytelny przez cały okres przechowywania, a dane były zabezpieczone przed nieautoryzowaną modyfikacją. W przypadku faktur elektronicznych, powinny one być przechowywane w formacie, który umożliwia ich odczytanie i wydrukowanie, a także zapewnia ich autentyczność i integralność.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania dokumentów
Niewłaściwe przechowywanie lub brak dokumentów może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji. Urzędy skarbowe mogą nakładać kary finansowe za brak lub nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowej. Co więcej, brak dowodów księgowych może uniemożliwić prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania, co może skutkować naliczeniem dodatkowych zobowiązań podatkowych wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach, brak dokumentacji może być podstawą do zakwestionowania prawidłowości rozliczeń podatkowych i prowadzić do postępowania karnoskarbowego. Dlatego dbanie o prawidłowe przechowywanie faktur i innych dokumentów sprzedażowych jest absolutnym priorytetem dla każdego przedsiębiorcy.
